Nedan beskrivs de vanligaste rutiner för fakturering av bokningar (förbokat) som öppnas i kassan, respektive som inte hanteras i kassan samt fakturering av Walk in (obokat). Samt viktig information kring integrationen Caspeco Cloud -> Fortnox

Med ”Bokning” avses en i förväg skapad bokning med Kund och Kontakt. Bokning kan innehålla bokade artiklar.
Med ”Walk in” avses att personal skapar en Walk inbokning på ett bord i bokningssystemet alt. öppnar en nota på ett bord i kassan. Dvs ingen förvald kund och kontakt.

Innehåll

Fakturering av bokningar som hanteras i kassan. 2

Fakturera en Walk in/Nota. 3

Fakturera (Fortnox integration) 4

Screenshots. 5

Caspecos Kassa

Fakturering av bokningar som hanteras i kassan

En bokning, med eller utan förbokade artiklar, som öppnas i kassan och skall faktureras, skall alltid slås ut på betalmedel (Fakturaknapp) Caspeco Bokning.
När ni väljer (Fakturaknapp) Caspeco Bokning så skrivs det först ett Signaturkvitto ut. Tryck sedan på knappen ”Skicka fakturera”.
Bokningen sätts då automatiskt till status ”Klar att faktureras” och finns i listan över bokningar som fakturaansvarig sedan kan fakturerara.

Fakturera en Walk in/Nota

En nota som öppnas på ett bord (oavsett om det är via en Walk in skapad från bokningssystemet eller direkt i kassan), kan faktureras genom att notan kopplas till en Kund och Kontakt ifrån bokningssystemet kundregister.

Endast i förväg godkända Kunder och Kontakter kan faktureras. Saknas det någon i listan säg till ansvarig som då får lägga in en ny kund med den inställningen eller justera en befintlig i Cloud.

Fakturera (Fortnox integration)

Viktig information om integrationen

Caspeco Cloud används här som försystem (skapar fakturaunderlag) till Fortnox. Fakturaunderlag, oavsett om det är skapat via kassan (nota) eller från bokningssystemet, hanteras på samma ställe som om fakturan skulle skapas direkt i Cloud.

Fortnox är sk. Master så att det är en kunds uppgifter i Fortnox som är det som skrivs ut på den skapade fakturan. Även inställningar för betalningsvillkor och önskat leveranssätt sätts i Fortnox.

I Cloud godkänns fakturaunderlag från ”Fakturavyn” vilket triggar att underlaget skickas till Fortnox. I Fortnox behöver sedan underlaget godkännas för att fakturan ska skapas och tilldelas fakturanummer. När detta är gjort och Cloud laddas om så hämtas detta fakturanummer tillbaka så att du som användare kan se fakturanumret även i Cloud. Reskontran (inbetalningar) och hanteringen av påminnelser ligger i Fortnox.

Om kunden har ett kundnummer inlagt så kommer det att användas för att mappa till samma kundnummer på kund i Fortnox. Det är kunduppgifterna från Fortnox som används till fakturan. Saknas kundnummer så skapas en ny kund i Fortnox och ett kundnummer från Foprtnox sparas automatiskt på kunden i Caspeco.

Om fakturan initierats från Cloud så skall den också i händelse av att den behöver krediteras, också krediteras först i Cloud.

Som beskrivits ovan måste en kund som ska kopplas till en nota i kassan ha denna inställning på sitt kund-, kontaktkort.

En bokning som inte behöver hanteras i kassan kan faktureras direkt när den är färdig via bokningsdialogen både i Business Control eller Cloud. Eller genom att leta rätt på den i Fakturafunktionen i Cloud.