Semester

Denna instruktion utgår från kollektivavtalen mellan Visita & HRF samt Visita & Unionen.

Begrepp som används i instruktionen:

Semesterlön: Den lön som ersätter den anställdes ordinarie lön.

Semesterersättning: Avser semesterlön och tillägg när dessa betalas ut i pengar till den anställde, oftast vid slutlön.

Semestertillägg: Avser den extra ersättning som den anställde får vid uttag av semester i ledighet.

När görs semesteromställningen i systemet?

Se separat instruktion för semesteromställningen.

Genomsnittlig sysselsättningsgrad per dag

Se separat instruktion för semesteromställningen.

Semesterberäkning kollektivanställda

12,72% på semesterlönegrundande lön utgör semesterlön samt ersättning, dessa ackumuleras varje månad i saldot intjänad semesterlön. Vid semesteromställningen delas den med antalet intjänade semesterdagar som då blir den anställdes betalda semesterdagar.

När en anställd med månadslön tar ut semester görs ett löneavdrag. Enligt kollektivavtalet är avdraget timbaserat på sammanlagd frånvaro upp till 14 dagar, för sammanlagd frånvaro över 14 dagar är avdraget kalenderdagsbaserat.

Timavdrag beräknas med formeln: Månadslön/173

Kalenderdagsavdrag beräknas med formeln: Månadslön*12/365

Värdet per dag delas upp enligt:

Semesterlön: Löneavdrag för semester

Semestertillägg: Värde per betald semesterdag - löneavdrag för semester

Semesterlön + Semestertillägg: Värde per betald semesterdag

Semesterberäkning tjänstemän

5,4 % av den anställdes månadslön utgör värdet per intjänad semesterdag. Antalet semesterdagar den anställde tjänar in per månad baseras på semesterrätt och anställningstid.

En anställd som har 25 dagars semesterrätt, varit anställd en hel månad med 31 dagar, beräknas antalet dagar enligt formeln: (31/365) * 25 = 2,12 dagar.

När en anställd tar ut semester görs ett löneavdrag enligt kollektivavtalet med 4,6% av månadslönen.

Värdet per dag delas upp enligt:

Semesterlön: 4,6%

Semestertillägg: 0,8%

Semesterlön + Semestertillägg: 5,4% (4,6%+0,8%)

Minsta värdet per betald semesterdag (balkongtillägg)

Detta är en reglering i avtalet mellan Vista - HRF som ger de anställda ett minsta värde per betald semesterdag, nedan visas ett exempel på beräkning.

Hur hög lön måste den anställde ha för att balkongtillägget inte ska slå in?

Intjänad semester vid 100% sysselsättning: 25*1 450=36 250 kr

Intjänad bruttolön: 36 250/0,1272=284 984,28

Full arbetstid: 2088

Timlön: 284 984,28/2 088=136,49

Sparade semesterdagar år 5

Se separat instruktion för semesteromställningen.

Semesterskuldslista

Se separat instruktion för semesteromställningen.

Semester på lönespecifikationen

De intjänade dagarna tillsammans med den intjänade semestern presenteras först, därefter presenteras de betalda och sparade dagarna. Betalda och sparade dagar presenteras endast med dagar och inget värde.

Open

Semesterrätt/Semesterlön

Huruvida den anställdes semester ska betalas ut eller sparas anges på anställningen, här anges också den anställdes semesterrätt.

Open

Hur beräknas de intjänade semesterdagarna

Dagarna beräknas på den anställdes anställningstid, är den anställde heltidsanställd hela semesteråret men har endast arbetat 50% tjänar hen in fullt antal semesterdagar till ett lägre värde.

Dagarna räknas upp per månad enligt formeln: Kalenderdagar i månaden/365*Semesterrätt. (Med hänsyn till ej semestergrundande frånvaro).

Exempel: 30 dagar/365*25 dagars semesterrätt= 2,05 dagar.

Beräknas med två decimaler.

Lägga ut semester i timrapporten

Visita - HRF

När den anställde har beviljats semesterledighet i maximalt 14 dagar används frånvaron Semester timavdrag manuell. Den läggs in enligt schema eller sysselsättningsgrad. När den anställde har beviljats semesterledighet längre än 14 dagar används frånvaro Semester kalenderdagsavdrag manuell. Den läggs in enligt schema eller sysselsättningsgrad. Vid registreringen anger man hur många semesterdagar som ska förbrukas för ledigheten. Semesterregistrering görs månadsvis.

Unionen

Oavsett längd på beviljad semester används frånvaron Semester. Den läggs in enligt schema eller sysselsättningsgrad.

Utbetalning semestertillägg (HRF)

Utbetalning semestertillägg används för att betala ut det belopp som motsvarar mellanskillnaden mellan ordinarie lön och semesterlön enligt Visita-HRF.

När ska utbetalningen göras?

Registreringen av tillägget ska göras så att utbetalning sker före den anställdes huvudsemester. Om huvudsemestern t.ex. är planerad i juli så behöver “Utbetalning semestertillägg” registreras i maj för att utbetalning ska ske i juni eftersom systemet hanterar släpande löner.

Hur beräknas semestertillägget?

à-pris för semestertillägget beräknas på följande sätt:

• Månadsavlönad: (värde av betald semesterdag)-(ML/22*syss.grad)

• Timavlönad med sysselsättningsgrad: (värde betald semesterdag)-(timlön*8*syss.grad)

• Timavlönad utan sysselsättningsgrad: (värde betald semesterdag)-(timlön*8)

Hur betalar man ut semestertillägget?

Lönearten “Utbetalning semestertillägg” finns att välja i fliken Tillägg/avdrag. Man anger hur många betalda semesterdagar som semestertillägget ska betalas ut för. Värdet för semesterdagarna kommer att minskas med motsvarande belopp och semesterdagarna kommer att beräknas till ett nytt snittpris:

Stoppande varning i följande fall:

• Om beräkningen blir negativt tal: "Det finns inget semestertillägg att betala ut p.g.a lågt värde för betald semesterdag"

• Om man försöker betala ut fler antal betalda semesterdagar än saldot: Det finns inte tillräckligt många semesterdagar för att betala ut valt semestertillägg.

Vad händer när den anställde har sin huvudsemester?

När den anställde tar ut sin huvudsemester så registreras frånvaron via frånvarofliken. De betalda dagarna som betalas ut har nu det lägre värdet efter att de minskat med värdet för det utbetalda semestertillägget.

Vad händer om man registrerar Utbetalning semestertillägg och uttag semester samma månad?

Det utbetalda semestertillägget beräknas först och därefter räknas värdet om för de betalda dagarna-med andra ord så betalas semestertillägget separat och det minskade värdet på semesterdagarna betalas ut via frånvarohanteringen.

Semester för intermittent anställd personal (arbetar i snitt mindre än 5 dagar i veckan)

Grundtanken med semesterlagen

Semesterlagen har utformats så att alla arbetstagare skall garanteras en lika lång semesterledighet. Det innebär att en anställd som arbetar 5 dagar i veckan och en annan anställd som arbetar 4 dagar i veckan ska båda ha rätt till 5 veckors ledighet vid en semesterrätt på 25 dagar. För att hantera detta beräknas uttaget av semester om enligt nettoberäkning.

Bruttoberäkning

Vid beräkning av den anställdes semesterförmåner- antalet intjänade dagar, betalda dagar, sparade dagar etc. så används bruttoberäkning. Den utgår ifrån den anställdes semesterrätt, en anställd som arbetar 5 dagar i veckan har samma rätt som en anställd som arbetar 4 dagar i veckan.

Nettoberäkning/kvotberäkning

Vid uttag av semester används nettoberäkning. Den utgår ifrån hur många dagar den anställde arbetar i snitt per vecka vid tillfället för semesteruttaget.

Tanken är att uttaget av dagar ska jämställas med intjänandet av dagar för att ta hänsyn till de anställda som arbetar färre än 5 dagar i veckan.

Exempel Visita - HRF, uttag fler än 14 dagar:

Båda anställda har 25 000 kr i månadslön, de har 25 betalda dagar med 1 450 kr i värde per dag, de tar ut en hel månads semester, månaden innehåller 31 kalenderdagar och 22 arbetsdagar.

Anställd 1 (brutto, 5 dagar i veckan - för jämförelse):

Anställd 2 (netto), arbetar 4 dagar i veckan (måndag till torsdag)*:

Exempel Visita - HRF, uttag färre dagar än 14:

Båda anställda har 25 000 kr i månadslön, de har 25 betalda dagar med 1 450 kr i värde per dag, det tar ut två veckors semester vilket motsvarar 14 kalenderdagar respektive 10 arbetsdagar.

Anställd 1 (brutto, 5 dagar i veckan - för jämförelse):

Anställd 2 (netto), arbetar 4 dagar i veckan (måndag till torsdag)*

Exempel Visita - Unionen:

Båda anställda har 25 000 kr i månadslön, de har 25 betalda dagar med 1 350 kr i värde per dag, de tar ut en hel månads semester, månaden innehåller 31 kalenderdagar och 22 arbetsdagar.

Anställd 1 (brutto, 5 dagar i veckan):

Anställd 2 (netto), arbetar 4 dagar i veckan (måndag till torsdag)*:

*Den anställde arbetar 4 dagar i veckan, dessa behöver räknas om till brutto genom att dela 5/4, när den intermittenta anställda tar ut semester används kvoten (även kallad semesterkvot) 1,25 vid beräkning.

Hur hanteras semesteruttag för intermittent anställda i Cloud?

Visita - HRF, uttag färre än 14 dagar

Här används frånvaron Semester timavdrag manuell för frånvaro som är färre än 14 dagar. Frånvaron läggs ut enligt den anställdes schema som är 4 dagar i veckan, löneavdraget görs för alla registrerade frånvarotimmar. Vid utbetalning av semesterdagarna anges antalet bruttodagar istället för nettodagar, det vill säga 10 dagar istället för den anställdes 8 schemalagda dagar.

Visita - HRF, uttag fler än 14 dagar

Här används frånvaron Semester kalenderdagsavdrag manuell för frånvaro som är längre än 14 dagar. Frånvaron läggs ut enligt den anställdes schema som är 4 dagar i veckan, löneavdraget görs för alla kalenderdagar. Vid utbetalning av semesterdagarna anges antalet bruttodagar istället för nettodagar, det vill säga 22 dagar istället för den anställdes 17 schemalagda dagar.

Visita - Unionen

Här används frånvaron Semester. Om en anställd arbetar 4 dagar i veckan och tar ut en veckas semester, ska 5 dagar betalas ut och 5 frånvaroavdrag ska göras. Genom att lägga ut 5 dagar semester på den anställde blir detta korrekt.

Här lades en minut ut på två dagar för hantera dessa “extra” dagar.

Uttag av semester i samband med sjukfrånvaro

• Både sjukfrånvaro och semesterfrånvaro läggs in i systemet, den anställde har alltså flera frånvaro på samma period.

• Avdraget för sjuk korrigeras manuellt.

  • I nedan exempel korrigeras sjukavdraget bort för antalet semesterdagar som den anställde tagit ut.

• Tillägget bruttolönetillägg används tillsammans med en manuellt angiven förklarande text.

Uttag av semesterdagar - ordning

Först förbrukas årets betalda dagar, efter det de sparade dagarna i den ordning de har tjänats in. Det innebär att sparade semesterdagar år 5 dras först, sedan år 4, år 3 osv.

Betala ut semesterdagar

Via Tillägg/avdrag kan semesterdagar betalas ut manuellt via respektive tillägg/avdrag.

Skatt på semester

Vid uttag av semester görs avdrag enligt den anställdes skattetabell. Vid utbetalning av semesterdagar görs avdrag enligt engångsskattetabell, förutsatt att en skattetabell är angiven.

Byte av avtal från kollektivanställd till tjänsteman

När den anställde byter kollektivavtal måste flytten av semester hanteras manuellt.

Nedan anställd avslutar sin kollektiv anställning den 14/5 och påbörjar sin tjänsteman anställning den 15/5. Kollektiv anställningen avslutas genom att ett slutdatum sätts, efter det läggs en ny tjänsteman anställning upp.

När anställningarna är på plats behöver semestern flyttas, först flyttas semester värden från kollektiv anställningen:

Efter det läggs semester värden in på tjänsteman anställningen.

Bokföringen justeras genom att den flyttade semestern bokas bort från semesterkostnaden för kollektivanställda och bokas upp som en kostnad för tjänstemän. Önskas annan bokföring görs den manuellt.

Flytta semester mellan bolag inom samma koncern

Vid flytt av semester värden används samma princip som vid byte av avtal på en anställd, dvs genom ett borttag från den anställde från ett bolag och sedan ett tillägg i ett annat bolag.

Beroende på bokföringsprincip kan bokföringen behöva justeras manuellt.

Bokföring av semester

Vår bokföringsprincip

Den semester som tjänas in bokförs som en kostnad (7080). Den del av semestern som inte betalas ut bokas mot ett upplupet konto (2920).

Uttag av semester i ledighet eller utbetalning av semesterdagar bokförs mot det upplupna kontot (2920) och påverkar inte semesterkostnaden.

Olika bokföringsprinciper

Det finns flera olika bokförings principer för semester, exempelvis en där den intjänade och utbetalda semestern bokas tillsammans mot ett förändringskonto (begränsad princip). Caspeco stödjer inte denna princip. Se skillnaden nedan.

Vad är skillnaden?

Skillnaden mellan dessa bokförings principer är att den sistnämnda visar den utbetalda semesterlönen på ett separat konto, vilket gör det något enklare att stämma av arbetsgivardeklarationen.

Caspeco stödjer inte denna princip av två orsaker. Den ena är att vi inte anser att det är god redovisningssed att uttag av en redan kostnadsförd semester påverkar ett kostnadskonto vid uttag. Den andra är att den så kallade begränsade principen inte kan hantera nästan obegränsat antal kostnadsställen vilket Caspecos plattformar gör.

Många traditionella lönesystem har begränsat antalet kostnadsställen till 2-5 stycken som måste ha fördefinierats och har då ingen koppling till den anställdes stämpling, och visar därmed heller inte en rättvisande kostnad, den ger endast en uppskattning.

Hur kan jag stämma av förändringen av semesterskulden?

I årsredovisningen behöver vissa bolag specificera förändringen av semesterskulden. Det enklaste är att skapa två semesterskuldslistor, en för förra året och en för det året man arbetar med, man jämför skillnaden däremellan och rapporterar in skillnaden.