Oppstartsrutiner for lønn i Caspeco
Det er obligatorisk å rydde opp i det tidligere lønnssystemet for at vi skal lage en feilfri første A-rapport fra Caspeco Cloud.
Ansatte som ikke skal inn i Caspeco må sies opp i forrige lønnssystem fra og med det siste før de starter i Caspeco. Se trinn 1
Alt fravær som regnes som "permisjon" og eventuelle permitteringer må være avsluttet i forrige lønnssystem innen siste (lønnsperiode) dag i forrige lønnssystem. Se trinn 2
All løpende ansettelse med startdato før startdato i Caspeco må være BÅDE i Caspeco og i forrige lønnssystem. Se trinn 3
Avstemming av rapport A06/07 mot arbeidsforhold i Caspeco. Se trinn 4
Saldoer for ferie, timebank sendes til Caspeco Se trinn 5
Trinn 1: Rydd i ansettelse i tidligere lønnssystem før siste lønnsutbetaling
Si opp og sett en sluttdato for alle personer som ikke lenger skal jobbe i det tidligere lønnssystemet. Dette bør gjøres før siste lønn og A-melding er behandlet fra tidligere lønnssystem, ellers må det sendes inn ny A-melding fra tidligere lønnssystem.
Trinn 2: Avslutt visse fraværstyper i både Caspeco og kundens tidligere lønnssystem
Tilsvarende fraværstyper skal avsluttes i tidligere lønnssystem
Velferdspermisjon - med lønn, Velferdspermisjon - uten lønn, Foreldrepermisjon - uten lønn Foreldrepermisjon - med lønn, (støttes ennå ikke i Cloud)
Trinn 3: Trekk ut avstemmingsrapport A06/A07 fra altinn.no for siste lønnsutbetalings-måned
Bestill avstemmingsrapporten for SISTE MÅNED her: https://info.altinn.no/skjemaoversikt/a-ordningen/a-melding-bestill-avstemmingsinformasjon/
Måned i bestillingsskjema viser til dato for levering til Altinn, d.v.s. dersom april er spesifisert innhentes avstemmingsinformasjon for det som ble sendt inn i april.
MERK 1: Bestill for en måned, ellers vil ikke alle data inkluderes!
MERK 2: Ikke glem å krysse av både "Status på ansettelse" og "Informasjon om ... per person"! Velg XML-format
Trinn 4: Sjekk at sysselsettingsdata rapportert til Altinn samsvarer med Caspeco
Dette gjelder for eksempel: personopplysninger, ansettelse, start- og sluttdato for ansettelse, se mer nedenfor!
Dette gjelder spesielt for:
1. Personer/jobber som står på avstemmingsrapport fra Altinn skal enten ha løpende jobb i Caspeco eller sies opp i tidligere lønnssystem. For ansatte som ikke lenger skal jobbe anbefaler vi å si opp i tidligere lønnssystem. Dersom de sies opp i forrige lønnssystem, må sluttdatoen settes til en dato før første lønnsperiode med lønn fra Caspeco. Dersom det allerede er levert A-melding fra tidligere lønnssystem, skal det leveres ny korrigert A-melding fra tidligere lønnssystem.
2. Personer med løpende ansettelse i Caspeco som startet før første lønnsperiode med lønn fra Caspeco, men som mangler i avstemmingsrapporten fra Altinn, må enten få avsluttet arbeidsforholdet i Caspeco før første lønnsperiode med lønn fra Caspeco eller være endret til løpende ansettelse i tidligere lønnssystem . Dersom det allerede er levert A-melding fra tidligere lønnssystem, skal det leveres ny korrigert A-melding fra tidligere lønnssystem.
3. For personer som etter denne rengjøringen har en løpende ansettelse i Caspeco, bør det kontrolleres at oppstartsdato, stillingsprosent, adresse etc. stemmer overens. Jo flere som stemmer, jo mindre fare for at det blir dobbel sysselsetting i Altinn.
Trinn 5: Saldoer for ferie, timebank og sendes til Caspeco
Send feriepengeliste etter siste lønnsutbetaling i forrige lønnssystem til ansvarlig lønnsspesialist på Caspeco.
Verdien av inneværende års opptjente feriepenger (utbetaling neste år) og grunnferiepengene som ligger til grunn.
Det kan også være feriepenger som skal utbetales i år (tidligere opptjente) som enten må settes inn i Caspeco, utbetales fra tidligere system eller avskrives.
Send en ny avstemmingsrapport A06/A07 fra altinn.no for hele inneværende inntektsår, eller i andre omgang en avstemmingsrapport fra tidligere lønnssystem etter siste lønnsutbetaling derfra.
For personer som har restgjeld (utleggstrekk/påleggstrekk) skal hele vurderingen tilbakedateres og må sendes til Caspeco, inkludert opprinnelig beløp og allerede foretatte lønnstrekk i tidligere lønnssystem.
Det er viktig at det sendes informasjon til Skatteetaten dersom en person med restgjeld får sluttdato før første lønnsutbetaling hos Caspeco!
KLARGJØR ALTINN FOR CASPECO
Trinn 6: Registrer (koble til) Caspeco som et datasystem i Altinn
Registrer Caspeco på altinn.no: Logg inn og velg bedrift → Profil → Avanserte innstillinger → Registrer datasystem: Navn f.eks "Caspeco", velg "Caspeco" i listen og velg et passord. (Altinn System-ID og passord lagres siden i Caspeco, se punkt to)
Lagre registreringsdatoene inkludert passord i Caspeco: Innstillinger → Firmainformasjon → Altinn-innstillinger (https://cloud.caspeco.se/settings/system )
For å kunne gjøre denne innstillingen kreves det visse autorisasjoner for bedriften på Altinn, dersom innstillingen ikke vises finnes mer informasjon på Hvordan registrere datasystem?
MERK: Sjekk at profilen refererer til bedriften og ikke brukeren, «Registrer datasystem» kan også gjøres for en enkeltperson, men da vil ikke andre brukere av Caspeco-systemet kunne hente skattekort eller sende A-meldinger. Øverst til høyre kan du se om Altinn-profilen viser til bedriften eller en enkeltperson.
Trinn 7: Aktiver innlogging med SMS-kode i Altinn
https://altinn.no → Profil → Avanserte innstillinger → Påloggingsinformasjon. For mer informasjon, se https://info.altinn.no/hjelp/innlogging/diverse-om-innlogging/ → SMS-kode
Trinn 8: Be om skattekort fra Altinn
· Angi hoved- eller sekundærarbeidsgiver på alle ansatte.
Hovedarbeidsgiver er den arbeidsgiveren arbeidstakeren får mest lønn fra, som er opp til arbeidsgiver og arbeidstaker å sortere ut. Skattekort fra Altinn inneholder både opplysninger for hoved- og biarbeidsgivere, så systemet må vite hvilke opplysninger som skal legges inn.
· Last ned og importer skattekort
Caspeco Cloud kan laste ned skattekort direkte fra Altinn via Aktuell side eller Månedsrutiner → Skattekort. Alternativt kan manuelle bestilling av skattekort og etterfølgende overvåking gjøres på: https://www.altinn.no/skjemaoversikt/skatteetaten/bestill-elektronisk-skattekort/
Trinn 9: Angi betalingsinformasjon og bankfil
Filopplasting støttes kun i det nye "standard" formatet ISO 20022 XML. For øyeblikket for følgende banktjenester:
Nordea Corporate Netbank (IKKE Nordea Business),
Handelsbankens norske nettbank,
Handelsbankens svenske nettbank (som kan brukes i Norge)
SEB C & I Online.
Andre, se Generellt
Ta kontakt med banken for å se om du har en avtale for dette, gi beskjed om at du vil bruke ISO 20022 XML,
Innstillingen finner du i Innstillinger → Firmainformasjon → Betalingsinformasjon, se bilde. Start med å velge Bank, så vil de andre innstillingene bli justert!
Se egen manual for hvordan du laster opp en bankfil: Laste opp en bankfil i Nordea Corporate Netbank.
Nordea Corporate Netbank
For manuell filopplasting av ISO-20022 XML kreves nettbanken "Bedriftsnettbank" og tilleggsavtale om filoverføringstjenesten "Bedriftstilgang (Gjeld)". Avtalenummer med Nordea (CCM-avtale) og "Signer-ID" må oppgis i Caspeco. Nordeas kundeservice hjelper til med avtaler og oppsett av Corporate Netbank for manuell filopplasting.