Hantering av underskott/överskott perioder
Denna instruktion går igenom hur eventuella överskott/underskott i en avstämningsperiod hanteras. Det finns två väsentliga skillnader på hanteringen och det beror på om den anställda är månads eller timavlönad.
För att reda ut detta visas två personer som har tim respektive månadslön. Instruktionen innehåller olika fall med information om vilket tillägg och avdrag som kan användas.
Tillägg och avdrag:
Gå till fliken PERSONAL-->Anställning.
Klicka på fliken “Tillägg/avdrag”
Klicka på “Nytt tillägg/avdrag”
Följande dialog visas
Karl, har timlön, 100% sysselsättningsgrad och ska jobba 320 timmar under en 8 veckors period. Karl har timlön på 150 kr vilket motsvarar Alicias månadslön.
Alicia, har månadslön, 100% sysselsättningsgrad och ska jobba 320 timmar under en 8 veckors period. Alicia har en månadslön på 25 950 kr vilket motsvara Karls lön.
I följande fall följer både timavlönade och månadsavlönade samma 8 veckorsperiod.
Scenario 1: Den anställda har jobbat för lite mot avtal, trots korrekt schema
Båda anställda har varit schemalagda exakt tid enligt avtalet, 320 timmar. Men av olika anledningar har de anställda inte kommit upp i avtalad tid under perioden. Skälen är förseningar, byte av pass, frivillig hemgång.
De anställda har en minustid på totalt 10 timmar som de själva orsakat.
Karl
Avtalad tid: 320
Schemalagd tid: 320
Arbetat tid: 310
Försenad: 10
Saldo = -10
Alicia
Avtalad tid: 320
Schemalagd tid: 320
Arbetat tid: 310
Försenad: 10
Saldo = -10
Förklaring av hantering
I Karls fall förklarar vi för hen att lön enligt sysselsättningsgrad inte kommer att utgå på grund av att hen inte har arbetat de avtalade timmarna.
Lön under perioden blir
310 * 150 kr = 46 500 kr
Avdraget som beror på förseningarna är redan gjorde då den anställde har fått timlön utbetald enligt registrerad tid och inte enligt sysselsättningsgrad.
I Alicias fall hanteras förseningen genom ett timbaserat löneavdrag då den anställde inte har arbetat de avtalade timmarna.
25 950 / 173= 150 kr gånger avtalade timmar.
150 kr * 10 h = 1 500 kr
150 kr * 320 = 48 000
I Alicias fall används avdraget som heter “Periodavstämning - hantering av underskott månadslön”
Datum då avdraget ska läggas in väljs (förslagsvis periodens avslutsdatum).
Antal timmar som ska dras av anges.
Spara.
I lönesammanfattningen visas att korrekt avdraget gjorts.
Scenario 2: Arbetsgivaren schemalägger för lite tid jämfört med sysselsättningsgraden.
Båda anställda har varit schemalagda 10 timmar för lite mot sysselsättningsgrad och inte haft möjligheten att arbeta sina timmar. Det är arbetsgivaren som slarvat i sin planering, vilket inte ska straffa den anställda, som har ett avtal som säger att hen ska få betalt för dessa.
Båda anställda har minustid baserat på att arbetsgivaren slarvat.
Karl
Avtalad tid: 320
Schemalagd tid: 310
Arbetat tid: 310
Saldo = -10
Alicia
Avtalad tid: 320
Schemalagd tid: 310
Arbetat tid: 310
Saldo = -10
Förklaring av hantering
I Karls fall läggs timmar in manuellt genom att betala ut 10 timmar.
I Alicias fall är allt vi behöver göra är att ta bort skulden på timmar i hennes timbank om hon har en sådan. Om hen inte har någon timbank behövs ingen hantering.
Välj tillägget “Periodavstämning - utbetalning timme för timme”
Ange vilket datum det avser, (förslagsvis periodens avslutsdatum).
Skriver in antal timmar.
Spara.
I lönesammanfattningen visas att timmarna är tillagda.
Scenario 3: Den anställda jobbar mer än 100%
Oavsett om den anställda har timlön eller månadslön, schemaläggs eller inte, är tanken att den anställde inte ska arbeta mer än 100% under en period.
Karl
Avtalad tid: 320
Schemalagd tid: 330
Arbetat tid: 330
Saldo = 10
Alicia
Avtalad tid: 320
Schemalagd tid: 330
Arbetat tid: 330
Saldo = 10
I båda fall betalas timlön med en extra avgift ut, kallad övertid.
Välj tillägget “Periodavstämning - utbetalning övertid timmar timlön”.
Välj datum, förslagsvis periodens slutdatum.
Välj antal timmar att utbetala.
Spara.
I lönesammanfattningen visas utbetalningen mes extra timlön.
Även om det har samma lön när vi bryter ner det till timmar så ser vi på den person med timlön får till synes lägre ersättning än den med månadslön, men det stämmer inte i praktiken eftersom den med timlön också får timlön för dessa 10 extratimmar.
Observera att det alltid är upp till er som kunder att besluta om övertid är rätt utbetalning eller om ni vill kompensera med timme för timme ersättning.
Scenario 4: Den anställda är anställd på deltid, men jobbar mer än deltid
Agneta är anställd på 50%, har månadslön, hennes saldon ser ut som följande.
Avtalad tid: 160
Schemalagd tid: 200
Arbetad tid: 320
Saldo = 160
I detta fall får Agneta sin månadslön baserat på 50%, utöver den har hon jobbat 50% extra. Tiden upp till heltid ska hon ha betalt för. Dessa timmar kallas mertid, det avser endast de timmarna som är utöver den ordinarie sysselsättningsgraden upp till heltid.
Vi väljer tillägget “Periodavstämning - utbetalning timme för timme”.
Välj datum, förslagsvis periodens slutdatum.
Ange antalet timmar.
Spara.
Ett bra tips är att det går att se underlaget för periodavstämningen genom att klicka på knappen “visa periodöversikt”.
Här finns även en informationsruta för att tydliggöra vad de olika fälten innehåller.