Vanliga frågor och svar för lönehantering i Cloud

Här kommer de vanligaste frågorna inom lön samt förklaring på hur man löser det.

Fråga: Hur ändrar jag inställningar i en anställning?

För att ändra en anställds lön, startdatum, yrke eller liknande räcker det med att ändra inställningen i vyn i fliken Anställning och sedan spara.

En vanlig missuppfattning är att det krävs att man skapar en ny anställning för personen. Se vidare under fråga “När ska jag skapa ny anställning”

Så här gör du en ändring i anställningen:

För att t.ex. ändra lönen så markerar du fältet för lön och ändrar till det nya värdet
Klicka sedan på “Välj ändringsdatum och spara”. Nu kan du välja från vilket datum som ändringen gäller och spara. (Systemet kommer säga ifrån om du försöker göra en ändring som kräver en ny anställning.)

Fråga: När ska jag skapa en ny anställning?

En ny anställning ska skapas i följande fall:

Den anställde byter avtal, exempelvis från HRF till Unionen. I detta fall ska den pågående anställningen avslutas genom att du först sätter ett slutdatum. Om slutlön är gjord på den första anställningen eller om det inte finns saldon för semester, röda dagar eller timbank så kan den som har rollen Löneadministratör eller Löneassistent skapa ny anställning för det nya avtalet. I de fall det finns slutlönesaldon och dessa inte betalas ut för den första anställningen kan man flytta över dessa till den nya anställningen. Kontakta Caspeco Support för hjälp med flytt av dessa.

2. En ny anställning ska också skapas om den anställde kommer tillbaka efter avslutad anställning på samma avtal och det finns ett uppehåll mellan anställningarna.

Fråga: Vad innebär en karensperiod och hur ser det ut i Cloud?

Sjuklöneperioden inleds med en karensperiod. Under karensperioden utges ingen sjuklön. Karensperioden uppgår till 20 % av arbetstagarens genomsnittliga veckoarbetstid.

Med genomsnittlig veckoarbetstid avses arbetstagarens arbetstid i timmar under en normalvecka. För anställda på enstaka dagar eller liknande eller med oregelbunden tjänstgöring beräknas ett snitt över en representativ period.

Vid återinsjuknande inom fem kalenderdagar från senaste dagen för sjukfrånvaro fortsätter samma karensperiod upp till 20 % av arbetstagarens genomsnittliga veckoarbetstid.

Antalet karensperioder begränsas till tio under en tolvmånadersperiod. Karensperiod som sträcker sig över flera dagar i en och samma sjukperiod räknas som en (1) karensperiod.

Sjuklön utgår efter karensperioden t.om. dag 14 i sjukperioden.

Karensperiod i Cloud:

Vid registreringen av sjukfrånvaro så beräknas karensperioden automatiskt som 20% av den genomsnittliga veckoarbetstiden. Om den anställde har en pågående tjänstledighet på deltid under sjukperioden så fyller du i tjänstledighetens omfattning.

Fråga: Hur vet jag vilken frånvaro som ska användas, kalenderavdrag eller timavdrag?

Vissa frånvarolönearter finns som två alternativ, man använder respektive löneart beroende på hur lång period frånvaron är och beroende på vilket avtal man följer.

HRF:

Timavdrag: Används vid frånvaro upp till 14 dagar. Timavdrag ML/173 för frånvarotimmar.
Kalenderdagsavdrag: Används vid frånvaro som är 15 dagar eller längre. Avdrag ML*12/365 för varje kalenderdag

Unionen:

Frånvaro högst 5 arbetsdagar- avdrag görs med ML/21 för varje frånvaropass
Frånvaro mer än 5 arbetsdagar-avdrag görs med ML*12/365 för varje kalenderdag

Till din hjälp så finns informations-“i” till höger om frånvarolönearten. Håll muspekaren över “i” så finns en närmare beskrivning.

Fråga: Hur betalar jag ut saldon, vilka datum är det tänkt att jag ska använda?

Om du ska betala ut saldon under anställningens gång gör du det via fliken Tillägg/avdrag.

Välj fliken Tillägg/avdrag
Klicka på knappen Nytt Tillägg/avdrag
Välj vilken utbetalning du vill göra. I exemplet nedan väljer vi utbetalning timbank 10 timmar.
Du anger datumet för den löneperiod som utbetalningen gäller

Du kan se historik för transaktioner på vänster sida i vyn på bilden nedan (1).På lönesammanfattningen ser du utbetalningen (2) och du kan även se saldot för timbank i saldosektionen nere till höger (3).

Du kan inte betala ut fler semesterdagar eller röda dagar än vad som finns i saldot.
När du betalar ut semesterdagar, timbank och röd dag så behöver du inte ange belopp i lönearten. För dessa anger du endast antal. Systemet hämtar aktuellt à-pris för utbetalningen automatiskt.
När du betalar ut Intjänad semesterlön (HRF) anger du summan du vill betala ut. Detsamma gäller för Rörligt semestertillägg intjänat och Rörligt semestertillägg sparat (Unionen)
Saldon i samband med att en anställning avslutas hanterar du med funktionen Slutlön. Se vidare nästa fråga och svar.

Fråga: Slutlön – hur gör jag det och var finns den funktionen?

För att kunna göra slutlön för en anställning måste följande vara uppfyllt i löneperioden:

Timrapporten måste vara godkänd
Frånvaron måste vara godkänd
Ett slutdatum måste finnas på anställningen (se information på bilden nedan)
Månaden innan måste vara verkställd

Slutdatumet för anställningen lägger du in här i fliken Anställning:

Knappen för Slutlön finns i fliken Tillägg/avdrag se nedan. Slutlönevyn visar alla saldon som finns för anställningen. Kontrollera att det är rätt anställning som är vald i väljaren för anställning.

När du klickar på Spara töms alla saldon. Se nedan bild på lönesammanfattningen:

Fråga: Hur tar jag bort en person som slutat?

Man kan inte ta bort en person ur systemet, däremot så kan man dölja en person som har slutat så att personen inte visas i listan över anställda.

Att dölja en person: I kebabmenyn (ikon tre prickar) i antingen fliken Personregister eller fliken Anställning finns inställning för Dölj person. När man dolt personen så visas namnet i kursiv stil. När du bläddrar vidare i personlistan så kommer den dolda personen att försvinna från personväljaren.

Ta fram en dold person gör du genom att ta fram filtret vid personlistan och klicka i rutan Visa dolda personer. Personer som är dolda kommer att visas i kursiv stil.

Klicka på personraden du vill ta fram (göra synlig igen) och klicka sedan på kebabmenyn (tre prickar) och klicka sedan ur rutan för Dölj person:

Här följer information om när man kan eller inte kan dölja en person:

Anställd som har sysselsättningsgrad med månadslön eller timlön kan man endast dölja om det finns ett slutdatum för anställningen.

Anställd som har timlön men ingen sysselsättningsgrad kan man dölja även om det inte finns ett slutdatum för anställningen.

Observera:

Om det finns en lönehändelse som genererar lön på en anställd så betalas lön ut via utbetalningsfilen. Dvs den tar inte hänsyn till om personen är dold eller ej. Dold person innebär endast att personen inte finns med i personväljaren.
Att man kan dölja personer med slutlönesaldon, dvs saldon för semester, röda dagar samt timbank. En information visas att slutlön ska göras i dessa fall. Mjuk varning kommer att visas i varningslistan för dessa om att slutlön bör göras.
Om man varit snabb att dölja en person innan man godkänt lönesammanfattningen så kommer det synas i varningslistan.

Nedan ser du en bild från varningslistan där varningen om att lönesammanfattningen inte är godkänd visas. Ta fram personen enligt beskrivningen ovan och godkänn därefter lönesammanfattningen.

I vyn ges också information om att slutlön bör göras samt att det går ut lön betalas ut för dold person.