Systemdokumentation lön
Vad är en systemdokumentation?
Det är ett eller flera dokument som talar om för en utomstående hur en organisations bokföring är organiserad.
Vad styr kravet på systemdokumentation?
5:e kapitlet, paragraf 11 i bokföringslagen med anvisningar från Bokföringsnämnden (BFN).
Caspecos dokumentation
Enligt nedan länkade anvisningar från BFN så ansvarar företaget för att dokumentera:
Vilken kontoplan som används
Beskrivningar hur kontona används och sammanställs när årsbokslut eller årsredovisning upprättas
Samlingsplan
Arkivplan
Av dessa punkter kan Caspeco bidra med en beskrivning om programmens bokföringsprinciper.
Caspecos bokföringsprincip
Lön - Intjänande principen
Den innebär att kostnaden bokförs i den månad den uppstår/arbetet utförs i. När arbete utförs i exempelvis maj bokföras kostnaden i maj månad. Den släpande lönen betalas ut månaden efter d.v.s juni månad. Utbetalningen till de anställda bokas upp som en löneskuld mellan maj och juni månad.
Innevarande lön
Innevarande eller också kallade förskottslöner är de löner som betalas ut i samma månad som de tjänas in, dessa hanteras genom att den första lönen som betalas i förskott till den anställde bokas upp som en fordring på den anställde. Fordringen kvarstår tills den anställdes anställning avslutas.
Semester - Intjänande principen
Som lönerna är denna kostnad också bokförd enligt intjänande principen, den semester som tjänas in i exempelvis maj bokförs som kostnad i maj.
Semester som sparas
Bokas mot kontot för upplupen semester, den ökar semesterskulden.
Semester som betalas ut
Bokas mot löneskulden, den påverkar inte semesterskulden.
Semester som tas ut i ledighet
Bokas mot kontot för upplupen semester och påverkar inte kostnadskontot för semester.
Om andra bokföringsprinciper används än ovan nämnda, ansvarar företaget för dokumentation av dessa.
Mer detaljinformation finns i respektive systems instruktioner.
Källor:
https://www.bfn.se/informationsmaterial/vagledningar/#bokforing
https://www.bas.se/arkiv/regler-for-bokforing/
https://www4.skatteverket.se/rattsligvagledning/edition/2015.4/324686.html